Enregistrer les bénéficiaires effectifs (UBO)
Une obligation légale à ne pas négliger sous peine de sanctions
Enregistrer les bénéficiaires effectifs (UBO)
Nous sommes J. Jordens, et l'enregistrement des bénéficiaires effectifs, plus connu sous l'acronyme UBO (Ultimate Beneficial Owner), fait partie des obligations légales que beaucoup de dirigeants découvrent trop tard, souvent après avoir reçu un rappel des autorités. Voici ce qu'il faut absolument savoir.
Qu'est-ce que le registre UBO ?
Le registre UBO est un registre national qui recense les personnes physiques qui détiennent, directement ou indirectement, le contrôle réel d'une société. Cette obligation découle de la législation belge et européenne en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme. Toute société belge, y compris les SRL, SA et ASBL, doit s'y conformer.
Qui est considéré comme bénéficiaire effectif ?
- Toute personne détenant, directement ou indirectement, plus de 25 % des droits de vote ou des parts du capital.
- Les personnes exerçant un contrôle par d'autres moyens (accords entre associés, droits de veto, etc.).
- À défaut d'identification claire, les dirigeants principaux de la société sont considérés comme bénéficiaires effectifs par défaut.
Le délai légal et la mise à jour annuelle
La déclaration initiale doit être effectuée dans le mois suivant l'inscription de la société. Ce n'est pas une formalité ponctuelle : elle doit être confirmée ou mise à jour au moins une fois par an, et à chaque changement affectant l'identité ou la participation des bénéficiaires effectifs. De nombreuses sociétés oublient cette mise à jour annuelle, ce qui les expose à des rappels, voire des sanctions.
Les sanctions en cas de non-déclaration
Le non-respect de cette obligation peut entraîner des amendes administratives, pouvant aller jusqu'à plusieurs milliers d'euros, ainsi qu'un blocage de certaines démarches administratives liées à votre société tant que la situation n'est pas régularisée. C'est une obligation prise très au sérieux par l'administration fiscale belge.
Comment se déroule la démarche avec nous
Nous vous aidons à identifier précisément les personnes à déclarer selon la structure de votre actionnariat, à préparer les documents justificatifs requis, et à effectuer la déclaration via la plateforme officielle. Nous nous occupons également du suivi annuel pour que votre société reste en conformité sans que vous ayez à vous soucier de cette échéance chaque année.
Une expertise fiable pour votre conformité
Depuis 1948, notre cabinet accompagne les entreprises belges dans l'ensemble de leurs obligations administratives, y compris les plus techniques comme le registre UBO. Nous vous garantissons une déclaration correcte dès le départ, ce qui évite les corrections et régularisations souvent chronophages.
Le cas des structures avec actionnariat complexe
Pour les sociétés dont l'actionnariat comprend d'autres sociétés ou des structures en cascade, l'identification des bénéficiaires effectifs finaux peut se révéler plus délicate. Nous remontons alors la chaîne de contrôle jusqu'aux personnes physiques concernées, en documentant chaque étape pour que votre déclaration UBO résiste à un éventuel contrôle approfondi de l'administration.
La consultation du registre par des tiers
Le registre UBO n'est pas uniquement destiné à l'administration : certaines informations peuvent être consultées, sous conditions, par des tiers justifiant d'un intérêt légitime, notamment dans le cadre de la lutte contre le blanchiment. Une déclaration incomplète ou erronée peut donc avoir des répercussions au-delà du simple risque de sanction administrative, notamment sur la confiance de vos partenaires financiers.
Une déclaration UBO correcte, tenue à jour chaque année, protège votre société contre des sanctions évitables et rassure vos partenaires financiers sur la transparence réelle de votre structure d'actionnariat, un critère de plus en plus regardé par les banques. Nous restons également disponibles tout au long de l'année pour répondre à vos interrogations sur cette obligation, souvent source de confusion pour les jeunes sociétés.
Vous devez déclarer ou mettre à jour vos bénéficiaires effectifs ? Contactez-nous pour un accompagnement rapide et conforme à la réglementation en vigueur.