Uiteindelijke Begunstigden (UBO) Registreren
Een wettelijke verplichting om niet te verwaarlozen, op straffe van sancties
Uiteindelijke Begunstigden (UBO) Registreren
Wij zijn J. Jordens, en de registratie van uiteindelijke begunstigden, beter bekend onder het acroniem UBO (Ultimate Beneficial Owner), behoort tot de wettelijke verplichtingen die veel bedrijfsleiders te laat ontdekken, vaak na een herinnering van de autoriteiten te hebben ontvangen. Dit moet u absoluut weten.
Wat is het UBO-register?
Het UBO-register is een nationaal register dat de natuurlijke personen opsomt die rechtstreeks of onrechtstreeks de daadwerkelijke controle over een onderneming uitoefenen. Deze verplichting vloeit voort uit de Belgische en Europese wetgeving inzake de bestrijding van witwassen van geld en financiering van terrorisme. Elke Belgische onderneming, met inbegrip van BV's, NV's en VZW's, moet hieraan voldoen.
Wie wordt beschouwd als uiteindelijke begunstigde?
- Elke persoon die rechtstreeks of onrechtstreeks meer dan 25% van de stemrechten of aandelen van het kapitaal bezit.
- Personen die controle op andere wijze uitoefenen (overeenkomsten tussen vennoten, vetorechten, enz.).
- Bij ontstentenis van duidelijke identificatie worden de voornaamste bestuurders van de onderneming standaard beschouwd als uiteindelijke begunstigden.
De wettelijke termijn en de jaarlijkse update
De initiële aangifte moet gebeuren binnen de maand na de inschrijving van de onderneming. Dit is geen eenmalige formaliteit: ze moet minstens eenmaal per jaar worden bevestigd of bijgewerkt, en bij elke wijziging die de identiteit of het aandeel van de uiteindelijke begunstigden beïnvloedt. Veel ondernemingen vergeten deze jaarlijkse update, wat hen blootstelt aan herinneringen, of zelfs sancties.
De sancties bij niet-aangifte
Het niet naleven van deze verplichting kan leiden tot administratieve boetes, die kunnen oplopen tot enkele duizenden euro's, evenals een blokkering van bepaalde administratieve stappen met betrekking tot uw onderneming zolang de situatie niet geregulariseerd is. Dit is een verplichting die zeer ernstig wordt genomen door de Belgische belastingadministratie.
Hoe het proces bij ons verloopt
Wij helpen u nauwkeurig identificeren welke personen moeten worden aangegeven volgens de structuur van uw aandeelhouderschap, de vereiste bewijsstukken voor te bereiden, en de aangifte via het officiële platform uit te voeren. Wij verzorgen ook de jaarlijkse opvolging zodat uw onderneming conform blijft zonder dat u zich elk jaar zorgen hoeft te maken over deze deadline.
Betrouwbare expertise voor uw conformiteit
Sinds 1948 begeleidt ons kantoor Belgische ondernemingen bij al hun administratieve verplichtingen, met inbegrip van de meest technische zoals het UBO-register. Wij garanderen een correcte aangifte vanaf het begin, wat vaak tijdrovende correcties en regularisaties vermijdt.
Het geval van structuren met complex aandeelhouderschap
Voor ondernemingen waarvan het aandeelhouderschap andere ondernemingen of getrapte structuren omvat, kan de identificatie van de uiteindelijke begunstigden lastiger blijken. Wij volgen dan de controleketen tot de betrokken natuurlijke personen, waarbij wij elke stap documenteren zodat uw UBO-aangifte bestand is tegen een eventuele grondige controle door de administratie.
De raadpleging van het register door derden
Het UBO-register is niet uitsluitend bestemd voor de administratie: bepaalde informatie kan worden geraadpleegd, onder voorwaarden, door derden die een gerechtvaardigd belang aantonen, met name in het kader van de strijd tegen witwassen. Een onvolledige of foutieve aangifte kan dus gevolgen hebben die verder gaan dan het loutere risico op administratieve sanctie, met name op het vertrouwen van uw financiële partners.
Een correcte UBO-aangifte, jaarlijks bijgewerkt, beschermt uw onderneming tegen vermijdbare sancties en stelt uw financiële partners gerust over de werkelijke transparantie van uw aandeelhoudersstructuur, een criterium waar banken steeds meer op letten. Wij blijven het hele jaar door beschikbaar om uw vragen over deze verplichting te beantwoorden, die vaak een bron van verwarring is voor jonge ondernemingen.
Moet u uw uiteindelijke begunstigden aangeven of bijwerken? Contacteer ons voor een snelle begeleiding conform de geldende regelgeving.