Een BV-bestuurder Wijzigen

Een omkaderde procedure om elke bestuurswijziging te beveiligen

Een BV-bestuurder Wijzigen

Wij zijn J. Jordens, en de wijziging van bestuurder of zaakvoerder is een van de meest voorkomende wijzigingen die wij voor onze klanten beheren. Of het nu gaat om een benoeming, een ontslag of een afzetting, deze stap moet een precieze procedure volgen om juridisch geldig te blijven.

Drie situaties, drie procedures

• Benoeming: beslissing genomen door het bevoegde orgaan volgens uw statuten, doorgaans de algemene vergadering van vennoten.
• Ontslag: de bestuurder geeft zijn beslissing kennis aan de onderneming, die de wijziging vervolgens moet vastleggen.
• Afzetting: beslissing van het bevoegde orgaan, in principe op elk moment, tenzij uw statuten anders bepalen.

In elk van deze gevallen moeten notulen worden opgesteld om de beslissing te formaliseren en als basis te dienen voor de daaropvolgende administratieve stappen.

De verplichte formaliteiten na de beslissing

Eenmaal de beslissing vastgelegd, zijn twee stappen onmisbaar: de publicatie in de Bijlagen van het Belgisch Staatsblad, die de wijziging tegenstelbaar maakt aan derden, en de update van uw ondernemingsdossier, dat op elk moment de werkelijke samenstelling van uw bestuursorgaan moet weerspiegelen. Zolang deze stappen niet zijn uitgevoerd, is de wijziging niet volledig tegenstelbaar aan de partners, banken of administraties van uw onderneming.

Waarom snelheid van verwerking belangrijk is

Een bestuurder die ingeschreven blijft terwijl hij ontslag heeft genomen, kan naar de buitenwereld toe blijven doorgaan de aansprakelijkheid van uw onderneming te binden ten aanzien van derden te goeder trouw. Omgekeerd kan een nieuwe, nog niet ingeschreven bestuurder bepaalde bancaire of administratieve stappen geweigerd worden. Daarom raden wij steeds aan dit type wijziging zonder uitstel te behandelen, zodra de beslissing intern is genomen.

De documenten die wij voor u voorbereiden

Voor elk dossier stellen wij de beslissingsnotulen op, bereiden wij het uittreksel voor publicatie in het Belgisch Staatsblad voor, en maken wij de update van het dossier over. Wij controleren ook of uw statuten geen bijzondere meerderheids- of opzegtermijnvoorwaarden bevatten voor dit type beslissing, om elke latere betwisting te vermijden.

Een strikte begeleiding vanuit Ukkel

Met meer dan 30.000 begeleide ondernemingen sinds 1948 beheert ons kantoor dit type wijziging dagelijks, zowel voor BV's als voor NV's. Wij zorgen ervoor dat elke stap correct wordt uitgevoerd, met beheerste termijnen van begin tot einde.

Het bijzondere geval van een onenigheid tussen vennoten

Het gebeurt dat de wijziging van bestuurder plaatsvindt in een context van onenigheid tussen vennoten. In dat geval controleren wij met bijzondere aandacht de quorum- en meerderheidsregels voorzien in uw statuten, zodat de genomen beslissing juridisch onaantastbaar is. Een slecht gevoerde procedure in deze context kan bron zijn van latere geschillen, iets wat wij steeds trachten te anticiperen.

Uw bancaire en commerciële partners informeren

Naast de wettelijke formaliteiten raden wij systematisch aan om uw bank en uw belangrijkste commerciële partners rechtstreeks te informeren over de wijziging van bestuurder, met name indien de vorige bestuurder over een bankvolmacht beschikte. Deze vaak verwaarloosde stap vermijdt praktische blokkeringen die zich kunnen voordoen zelfs na een correcte publicatie in het Belgisch Staatsblad en een update van het ondernemingsdossier.

Een goed voorbereide, gedocumenteerde en tijdig gepubliceerde wijziging van bestuurder vermijdt bijna alle complicaties die wij vaststellen wanneer deze formaliteit te laat of te oppervlakkig door de ondernemingen zelf wordt behandeld. Wij blijven het hele proces door beschikbaar om uw vragen te beantwoorden en elk document te beveiligen vóór de officiële overmaking aan de bevoegde autoriteiten.

Moet u een bestuurder binnen uw BV wijzigen? Contacteer ons voor een snelle en beveiligde behandeling van de volledige procedure.